Rejestry i ewidencje

Urząd Gminy prowadzi rejestry określone w instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. Dz.U. Nr 112, poz.1319 z późn. zmianami), a także inne rejestry i ewidencje wynikające z ustaw szczególnych oraz aktów prawa miejscowego.
 
 
Zgodnie z instrukcją kancelaryjną są prowadzone rejestry:
- rejestr uchwał Rady Gminy  i zarządzeń Wójta – prowadzony przez stanowisko ds. obsługi organów gminy,  
- rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw – Sekretarz Gminy,
- rejestr skarg i wniosków – Sekretarz Gminy,
- rejestr kontroli – Sekretarz Gminy
oraz w Sekretariacie – dziennik korespondencji wpływającej do Urzędu.
 
Prowadzone rejestry i ewidencje na podstawie ustaw (i przepisów prawa miejscowego, to w szczególności::
1) rejestr gminnych jednostek organizacyjnych (w oparciu o statut gminy)
2) rejestr wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
3) rejestr wyborców,
4) ewidencja ludności,
5) ewidencja działalności gospodarczej,
6) ewidencja dróg i obiektów mostowych,
7) ewidencja podatników.
 
Rejestry i ewidencje są prowadzone przez właściwe merytorycznie stanowiska pracy (zob. regulamin organizacyjny Urzędu). Poszczególne stanowiska pracy prowadzą teczki spraw w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt.
 
Urząd prowadzi archiwum zakładowe. W archiwum przechowywane są akta osobowe pracowników urzędu oraz pracowników b. SKR w Rypinie i b. Wytwórczo – Usługowej Spółdzielni Pracy w Rypinie
 
Udostępnianie informacji z rejestrów i ewidencji odbywa się w trybie obowiązujących przepisów – w przypadku rejestrów i ewidencji „osobowych” z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych, ochronie informacji niejawnych, a także tajemnicy skarbowej .
Ewidencja działalności gospodarczej jest jawna.